L’utilisation de la nouvelle technologie devient incontournable pour tous les secteurs d’activité. Le domaine de l’immobilier n’est pas épargné, aussi bien pour les particuliers que pour les professionnels. Pour ceux qui oeuvrent dans l’immobilier locatif, il est devenu nécessaire d’utiliser un logiciel de gestion locative spécifique. Ce dernier leur permet de rendre moins pénible ce type de gestion contraignante et répétitive. Découvrons dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur ce logiciel de gestion locative.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion locative ?
Un logiciel de gestion locative est un programme informatique conçu pour gérer efficacement les activités des administrateurs des biens. C’est un assistant immobilier adapté à tous les besoins des professionnels de ce secteur. Un logiciel efficace de gestion locative doit être téléchargeable et facile à installer sur un ordinateur. Cela permet de l’utiliser même hors connexion à Internet, tout en étant performant et intuitif. Toutefois, l’offre est foisonnante et certains logiciels ne peuvent être utilisés qu’en ligne.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion locative
Sur le marché, il existe une panoplie de logiciels de gestion locative. Certains sont fournis avec des fonctionnalités plus avancées. Pour d’autres logiciels, ils proposent juste la version limitée et l’utilisateur doit recourir à la version payante pour avoir plus d’options.
Les fonctionnalités basiques
Un logiciel de gestion locative efficace met à la disposition des utilisateurs les fonctionnalités suivantes :
- l’établissement de quittances de loyer : arrivée et départ du locataire proratisés facilement, impression des appels de loyers et des quittances ;
- la relance des paiements : impression des courriers de relance, suivi des impayés, envoi facile des documents par e-mail ;
- la gestion de la TVA et des dépôts de garantie : gestion des loyers soumis à la TVA, édition d’un état de la TVA, gestion facile des dépôts de garantie pouvant être conservés ou reversés aux propriétaires, … ;
- la gestion des dépenses et des charges : répartition des dépenses entre plusieurs locataires, enregistrement des dépenses et charges locatives, … ;
- la remise en banque : gestion des rapprochements bancaires, import des fichiers de banque, … ;
- l’édition et l’impression de divers documents : contrats de bail, reçus pour les paiements partiels et des quittances de loyers, documents comptables, rapports de gestion (comptabilité) ainsi que des documents de synthèse avec des états détaillés, … ;
- la création des factures d’honoraires de location (propriétaire et locataire) ;
- le calcul automatique des honoraires de gestion assurances impayés ;
- la mise à jour des valeurs d’indice téléchargée automatiquement par le logiciel, etc.
Les autres fonctionnalités proposées par un logiciel de gestion locative
Un logiciel de gestion locative est un outil de communication qui doit également permettre :
- le suivi des diagnostics immobiliers avec un état des lieux ;
- le suivi du taux d’occupation d’un parc immobilier d’un propriétaire ;
- l’impression des relevés des comptes locataires et des fiches de présentation du bien ;
- le calcul de rentabilité et de la gestion des attestations de relances et d’assurances ;
- la gestion d’adresses de correspondance.
Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion locative
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion locative, les administrateurs des immobiliers locatifs peuvent profiter de quelques avantages essentiels :
- l’automatisation des tâches : création et envoi automatique des contrats de location, des quittances de loyer, … ;
- la mise en place des alertes automatiques en cas de retard de paiement, de renouvellement du bail, … ;
- l’amélioration des organisations en accédant facilement aux données de location et en planifiant simplement les tâches à réaliser ;
- la gestion et le suivi des travaux sur le bien ;
- l’évaluation des candidats idéaux lorsque le propriétaire est à la recherche d’un locataire fiable ;
- une aide à la déclaration fiscale assurée ;
- un énorme gain de temps pour cibler les actions importantes et urgentes ;
- un pilotage d’un investissement immobilier avec un plus grand confort grâce à des outils centralisés ;
- une interface intuitive et conviviale avec des démarches simplifiées ;
- une anticipation des difficultés au propriétaire bailleur (document administratif manquant, loyer impayé, …).
Qui peut utiliser un logiciel de gestion locative ?
Un logiciel de gestion locative est indispensable pour :
- les particuliers bailleurs : ceux qui disposent d’un seul bien immobilier ou deux au maximum ;
- les entreprises ayant plusieurs actifs immobiliers ;
- les professionnels qui exercent dans les services d’hébergement : chambres d’hôtes, auberges, campings, hôtels, … ;
- les SCI (sociétés civiles immobilières).
Les critères de choix d’un logiciel de gestion locative
Avant de se lancer dans l’achat d’un logiciel de gestion locative, il faut tenir compte des critères ci-après :
- la simplicité d’utilisation et son côté intuitif ;
- les services qui l’accompagnent à l’achat : assistance, formation, … ;
- les fonctionnalités proposées : des solutions tout-en-un ;
- le budget : une comparaison est nécessaire.
